Microsoft Dynamics NAV verfügt über ein Sicherheitsprogramm, das gewährleistet, dass nur die berechtigten Personen Zugang zu den Mandanten der Anwendung haben.
Mit den Benutzer-IDs und Kennwörtern können Sie kontrollieren, wer Zugang zur Anwendung hat.
Sie können durch die Verwendung von Rollen, mit denen Sie die individuellen Anwenderrechte steuern können (zum Beispiel, Lesen, Erstellen, Ändern von Daten), die Sicherheit verbessern.
In der Tabelle Benutzer Einrichtung können Sie festlegen, in welcher Form der jeweilige Benutzer autorisiert ist, Buchungen für einen Mandanten vorzunehmen. Ferner können Sie von der Anwendung protokollieren lassen, wie lange ein einzelner Benutzer mit einem Mandanten arbeitet. Dann wird jedes Mal, wenn der Anwender die Anwendung verlässt, automatisch die Tabelle Zeitprotokoll mit Daten über die Benutzer-ID, das Datum und die Anzahl der gearbeiteten Minuten aktualisiert.
Mit der Tabelle Benutzer Einrichtung können Sie bestimmen, welche Benutzer bestimmte Belege genehmigen (oder ablehnen) sollen. Sie können die maximalen Einkaufs- oder Verkaufsbeträge festlegen, die ein Benutzer genehmigen kann und einen Stellvertreter für einen Benutzer festlegen, der außer Haus ist.
Derartige Benutzerkonfigurationen können nur für Benutzer eingerichtet werden, denen eine Benutzer-ID zugeteilt wurde.