Wenn Sie von Ihren Kunden erwarten, dass diese vor der Lieferung eines Auftrags eine Vorauszahlung leisten oder wenn der Lieferant von Ihnen eine Vorauszahlung vor Lieferung erwartet, können Sie die Funktion "Vorauszahlung" verwenden.

Nachdem Sie einen Auftrag oder eine Bestellung angelegt haben, können Sie eine Vorauszahlungsrechnung erstellen. Sie können für Verkaufs- oder Einkaufszeile die Standardprozentsätze verwenden, oder Sie können den Betrag den Anforderungen entsprechend anpassen. So können Sie beispielsweise den Gesamtbetrag für den gesamten Auftrag angeben.

Der folgende Ablauf bezieht sich auf Verkaufsaufträge, aber Sie können ihn auch für Einkaufsbestellungen verwenden.

So erstellen Sie eine Vorauszahlungsrechnung

  1. Geben Sie im Feld SuchenVerkaufsaufträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus. Erstellen Sie einen neuen Verkaufsauftrag, und füllen Sie den Kopf aus.

  2. Im Inforegister Vorauszahlung wird das Feld Vorauszahlung % automatisch ausgefüllt, wenn auf der Debitorenkarte ein standardmäßiger Vorauszahlungsprozentsatz angegeben ist. Sie können den Inhalt des Felds ändern. Der Vorauszahlungsprozentsatz wird aus dem Kopf nur in die Zeilen kopiert, in die nicht der standardmäßige Vorauszahlungsprozentsatz des Artikels kopiert wird.

    Ein Häkchen im Feld Vorauszahlung komprimieren bedeutet, dass die Zeilen auf der Rechnung zusammengefasst werden, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

    • Es wird das gleiche Sachkonto für Vorauszahlungen verwendet, wie unter "Buchungsmatrix Einrichtung" festgelegt.
    • Es werden die gleichen Dimensionen verwendet.
      Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie eine Vorauszahlungsrechnung angeben möchten, die für jede Auftragszeile mit einem Vorauszahlungsprozentsatz eine Zeile enthält.

  3. Füllen Sie die Verkaufszeilen aus.

    Wenn für Artikel Vorauszahlungsprozentsätze eingerichtet wurden, wird der Standard automatisch in das Feld Vorauszahlung % der Zeile kopiert. Andernfalls wird der Vorauszahlungsprozentsatz aus dem Kopf kopiert. Sie können den Inhalt des Felds Vorauszahlung % in der Zeile ändern.

  4. Wenn Sie einen Vorauszahlungsprozentsatz für den gesamten Auftrag verwenden möchten, ändern Sie den Wert im Feld Vorauszahlung % im Auftragskopf, nachdem die Zeilen ausgefüllt wurden.

  5. Um den gesamten Vorauszahlungsbetrag anzuzeigen, wählen Sie auf der Registerkarte Navigieren, in der Gruppe Auftrag, Statistik.

    • Wenn Sie den gesamten Vorauszahlungsbetrag für den Auftrag anpassen möchten, können Sie den Inhalt des Feldes Vorauszahlungsbetrag im Fenster Verkaufsauftragsstatistik ändern.
    • Wenn das Feld Preise inkl. MwSt. aktiviert ist, kann das Feld Vorauszahlungsbetrag einschl. MwSt. geändert werden.
    • Wenn Sie den Inhalt des Felds Vorauszahlungsbetrag ändern, wird der Betrag proportional auf alle Zeilen aufgeteilt, mit Ausnahme der Felder, bei denen in Feld Vorauszahlung % der Wert 0 angegeben ist.

  6. Wählen Sie zum Drucken eines Testberichtes vor der Buchung der Vorauszahlungsrechnung auf der Registerkarte Aktionen, in der Gruppe BuchungVorauszahlung und dann Vorauszahlungstestbericht.

  7. Wählen Sie zum Buchen der Vorauszahlungsrechnung auf der Registerkarte Aktionen, in der Gruppe Buchen, Vorauszahlung, und wählen Sie dann Vorauszahlungsrechnung buchen.

    Klicken Sie zum Buchen und Drucken der Vorauszahlungsrechnung auf Vorauszahlungsrechnung buchen und drucken.

Es können weitere Vorauszahlungsrechnungen für den Auftrag ausgegeben werden. Erhöhen Sie hierzu den Vorauszahlungsbetrag für eine oder mehrere Zeilen, passen Sie im Bedarfsfall das Belegdatum an, und buchen Sie die Vorauszahlungsrechnung. Für die Differenz zwischen den bisher fakturierten Vorauszahlungsbeträgen und dem neuen Vorauszahlungsbetrag wird eine neue Rechnung erstellt.

Wenn Sie bereit zum Buchen des verbleibenden Rechnungsbetrags sind, buchen Sie diesen auf die gleiche Weise, wie Sie jede andere Rechnung buchen. Der Vorauszahlungsbetrag wird automatisch vom fälligen Betrag abgezogen.

Tipp

Siehe auch