Vorauszahlungen sind Zahlungen, die vor der finalen Fakturierung fakturiert und auf einen Vorauszahlungsauftrag (Einkauf oder Verkauf) gebucht werden. Sie können z. B. eine Anzahlung vor der Auftragsfertigung von Artikeln oder eine Zahlung vor der Lieferung an einen Kunden verlangen. Mithilfe der Vorauszahlungsfunktion von Microsoft Dynamics NAV können Sie Anzahlungen von Kunden fakturieren und einfordern oder Anzahlungen an Kreditoren leisten. Somit können Sie sicherstellen, dass alle Zahlungen mit einer Rechnung ausgeglichen werden.

Die Vorauszahlungsanforderungen können für einen Debitor, einen Kreditor, für alle Artikel oder für ausgewählte Artikel definiert werden. Nach dem Festlegen der erforderlichen Einstellungen können Vorauszahlungsrechnungen für den berechneten Vorauszahlungsbetrag auf der Grundlage von Aufträgen und Bestellungen generiert werden. Die Standardbeträge auf der Rechnung können Sie je nach Anforderung ändern. Sie haben zum Beispiel auch die Möglichkeit zum Senden weiterer Vorauszahlungsrechnungen, für den Fall, dass dem Auftrag weitere Artikel hinzugefügt wurden.

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Szenarios behandelt:

  • Einrichten von Vorauszahlungen.
  • Erstellen eines Auftrags, der eine Vorauszahlung erfordert.
  • Erstellen einer Vorauszahlungsrechnung.
  • Korrigieren der Vorauszahlungsanforderungen für einen Auftrag.
  • Ausgleichen von Vorauszahlungen für einen Auftrag.
  • Fakturieren des Endbetrags für einen Auftrag mit Vorauszahlung.

Rollen

Diese exemplarische Vorgehensweise umfasst Aufgaben für folgende Rollen:

  • Kundenbetreuerin (Heike)
  • Auftragsbearbeiterin (Martha)
  • Debitorenadministrator (Peter)

Hintergrund

Heike ist eine Kundenbetreuerin. In dieser wird festgelegt, welche Debitoren eine Anzahlung leisten müssen, bevor Artikel hergestellt oder geliefert werden. Heike hat Microsoft Dynamics NAV eingerichtet, um Vorauszahlungen automatisch zu berechnen.

Marta ist eine Verkaufsauftragsbearbeiterin. Wenn ein Kunde eine telefonische Bestellung tätigt, gibt sie die Auftragsdaten in das System ein, während sie mit dem Kunden telefoniert. Auf diese Weise lassen sich Preise und Zahlungsbedingungen sofort absprechen, und sie hat die Möglichkeit, den Auftrag noch während des Gesprächs mit dem Kunden anzupassen.

Peter arbeitet in der Debitorenabteilung, wo er Rechnungen und Zahlungen bucht.

In diesem Szenario richtet Heike basierend auf der Kreditgeschichte Vorauszahlungsanforderungen für den Kunden Blütenhaus GmbH ein. Sie informiert Martha, wie Aufträge dieses Kunden gehandhabt werden sollen.

Wenn der Kunde anruft, verhandelt Martha mit ihm, bis sie eine Vereinbarung erreichen. Sie kann dann wählen, die Vorauszahlung auf mehrere unterschiedliche Arten zu berechnen.

Nachdem Martha die Vorauszahlungsrechnung gesendet hat, bestellt der Kunde einen weiteren Artikel. Martha aktualisiert den Auftrag und erstellt eine zweite Vorauszahlungsrechnung.

Peter erfasst die Zahlung des Kunden und gleicht sie mit den Rechnungen aus. Anschließend sendet er die endgültige Rechnung.

Einrichten von Vorauszahlungen

Die Kundenbetreuerin Heike richtet das System zur Verarbeitung von Vorauszahlungen für Kunden ein.

  • Heike entscheidet sich, für Vorauszahlungen die gleichen Nummernserien zu verwenden wie für die Fakturierung von Verkaufsaufträgen.
  • Heike richtet das Programm so ein, dass die Notwendigkeit von Vorauszahlungen vor der endgültigen Fakturierung eines Auftrags überprüft wird.
  • Heike legt Standardwerte für den erforderlichen Vorauszahlungsprozentsatz für bestimmte Artikel und Kunden fest.

In den folgenden Verfahren wird beschrieben, wie Sie Heikes Aufgaben ausführen:

So richten Sie Nummernserien für Vorauszahlungen ein

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Debitoren & Verkauf Einr. ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Erweitern Sie im Fenster Verkauf und Erhalt Einr. das Inforegister Nummerierung.

  3. Vergewissern Sie sich, dass die Nummernserien für gebuchte Vorauszahlungsrechnungen im Feld Geb. Vorauszahlungs-Rechnungsnr. und gebuchte Verkaufsrechnungen (Gebuchte Rechnungsnummern) sowie die Nummernserien für gebuchte Vorauszahlungsgutschriften (Geb. Vorauszahlungs-Gutschriftennr.) und gebuchte Gutschriften (Gebuchte Gutschriftennr.) übereinstimmen.

Lieferungen für nicht geleistete Vorauszahlung sperren

  1. Wählen Sie im Fenster Verkauf und Erhalt Einr. auf dem Inforegister Allgemein die Option Vorauszahlung beim Buchen prüfen.

    Wenn Vorauszahlung beim Buchen prüfen aktiviert ist, ist das Liefern oder Fakturieren eines Auftrags nicht möglich, wenn unbezahlte Vorauszahlungsbeträge vorliegen.

  2. Schließen Sie das Fenster Verkauf und Erhalt Einr..

Heike legt standardmäßig fest, dass für den Kunden 20000 eine Anzahlung in Höhe von 30 % für alle Aufträge fakturiert werden muss. Daher gibt sie einen Standardvorauszahlungsprozentsatz in der Debitorenkarte ein.

Heike legt fest, dass von allen Debitoren eine Anzahlung in Höhe von 20 % für Artikel 1100 verlangt wird. Debitor 20000 verfügt über eine schlechte Zahlungshistorie. Daher verlangt sie vom Kunden 20000 eine eine Vorauszahlung von 40 % für Artikel 1100. Im folgenden Verfahren wird gezeigt, wie Sie standardmäßige Vorauszahlungsprozentsätze einrichten.

So weisen Sie Kunden und Artikeln Standardvorauszahlungsprozentsätze zu

  1. Geben Sie im Feld SuchenDebitoren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie die Zeile mit Debitor 20000 (Selangorian) aus. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

  3. Erweitern Sie auf der Debitorenkarte für den Kunden 20000 das Inforegister Fakturierung.

  4. Geben Sie im Feld Vorauszahlung % den Wert 30 ein.

  5. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Debitorenkarte zu schließen.

  6. Geben Sie im Feld SuchenArtikel ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  7. Wählen Sie die Zeile mit Artikel 1100 aus. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

  8. Klicken Sie auf der Artikelkarte auf der Registerkarte Navigieren in der Gruppe Verkauf auf die Option Vorauszahlungsprozentsätze.

  9. Füllen Sie im Fenster Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze zwei Zeilen wie folgt aus.

    VerkaufsartVerkaufscodeArtikelnr.Vorauszahlung %

    Debitor

    20000

    1100

    40

    Alle Debitoren

    1100

    20

    Wichtig
    Abhängig von Ihrem Land/Ihrer Region müssen Sie einen Steuergruppencode in dem Inforegister Fakturierung für Artikel ebenfalls angeben 1000 und 1100 angeben.

  10. Schließen Sie alle Fenster.

Ein Konto für Verkaufsvorauszahlung in der allgemeinen Buchungsmatrix angeben

  1. Geben Sie im Feld SuchenBuchungsmatrix Einrichtung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie die Zeile, in der das Feld Geschäftsbuchungsgruppe zu EXPORT und das Feld Produktbuchungsgruppe zu EINZELHANDEL festgelegt wurde, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

  3. Geben Sie im Fenster Buchungsmatrixkarte Einricht. im Inforegister Verkauf im Feld Verkaufsvorauszahlungs-Konto das gewünschte Konto an.

  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

Erstellen eines Auftrags, der eine Vorauszahlung erfordert

Im folgenden Szenario erstellt Susan aus der Auftragsabwicklung einen Auftrag, während sie mit einem Kunden spricht. Die Artikel, die der Kunde bestellt, erfordern eine Vorauszahlung, und der Kunde hat in der Vergangenheit einige Male zu spät gezahlt. Daher wurde Martha angewiesen, einen festen Betrag von 2.000 als Vorauszahlung auf dem Auftrag zu benötigen.

Der Kunde fragt an, 35 % bezahlen zu dürfen; dem kann Martha zustimmen. Daher ändert sie den Auftrag.

Martha erstellt die Vorauszahlungsrechnung und sendet sie an den Kunden.

So erstellen Sie einen Verkaufsauftrag mit einer Vorauszahlung

  1. Geben Sie im Feld SuchenVerkaufsaufträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die Option Neu aus.

  3. Drücken Sie im neuen Verkaufsauftrag die EINGABETASTE. Dadurch wird dem Auftrag automatisch eine Auftragsnummer zugeordnet.

  4. Wählen Sie im Feld Verk. an Deb.-Nr. die Nummer 20000 aus.

  5. Akzeptieren Sie die angezeigte Warnung zum fälligen Saldo.

    Wenn Sie im Feld Verk. an Kund.-Nr. die EINGABETASTE drücken, werden die meisten Felder des Verkaufsauftrags automatisch ausgefüllt.

  6. Füllen Sie zwei Verkaufszeilen mit den folgenden Informationen aus.

    TypNr.Menge

    Artikel

    1000

    1

    Artikel

    1100

    1

    Die Vorauszahlungsfelder in der Verkaufszeile sind standardmäßig ausgeblendet und müssen daher angezeigt werden.

  7. Wählen Sie im Inforegister Zeilen in der Menüleiste Aktionen aus, und wählen Sie dann Spalten auswählen aus.

  8. Fügen Sie die folgenden Felder hinzu: Vorauszahlung %, Vorauszahlungszeilenbetrag ohne MwSt. und Fakt. Vorauszahlungsbetrag ohne MwSt..

  9. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

    Die Fenster Verkaufsauftrag wird automatisch aktualisiert.

  10. Vergewissern Sie sich, dass das Feld Vorauszahlung % in der Zeile mit dem Artikel 1000 den Wert 30 enthält. Der Standardwert wurde aus dem Verkaufskopf von der Kundenkarte übernommen.

    Das Feld Vorauszahlung % in der Zeile mit dem Artikel 1100 enthält 40. Dies ist der Prozentsatz, den Sie im Fenster Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze für den Artikel 1100 und den Kunden 20000 eingegeben haben.

    Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Definieren von Vorauszahlungsprozentsätzen.

  11. Wählen Sie auf der Registerkarte Navigieren in der Gruppe Auftrag die Option Statistik aus.

  12. Im Inforegister Vorauszahlung enthält das Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne MwSt. den Wert 1.560. Wenn Sie jetzt eine Vorauszahlungsrechnung für den Auftrag erstellen, wird dieser Betrag in der Rechnung angezeigt.

    In diesem Szenario wurde Martha angewiesen, eine Gesamtvorauszahlung in Höhe von 2000 für den Auftrag vorzuschlagen.

    Wichtig
    Abhängig von Ihrem Land/Ihrer Region trifft der nächste Schritt möglicherweise nicht zu.

  13. Ändern Sie den Betrag im Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne MwSt. in 2000, und schließen Sie dann das Fenster.

  14. Überprüfen Sie das Feld Vorauszahlung % in den Verkaufszeilen. Der Wert wurde neu berechnet und lautet nun 40.81625.

    Die erneute Berechnung beinhaltet alle Zeilen mit einem Vorauszahlungsprozentsatz größer 0.

    Jetzt fragt der Kunde, ob der Vorauszahlungsprozentsatz auf 35 % festgelegt werden kann. Da Marthas Vorgesetzter genehmigt die Änderung.

  15. Erweitern Sie im Fenster Verkaufsauftrag das Inforegister Vorauszahlung.

  16. Geben Sie im Feld Vorauszahlung % den Wert 35 ein.

  17. In der Warnung, die erscheint, wählen Sie die Schaltfläche Ja. Eine Rate von 35 % wird als Vorauszahlungsprozentsatz für den gesamten Auftrag angewendet.

  18. Überprüfen Sie dann, ob die Zeilen entsprechend aktualisiert wurden.

Erstellen einer Vorauszahlungsrechnung

Nachdem sie die korrekten Vorauszahlungswerte im Auftrag eingegeben hat, erstellt Martha die Vorauszahlungsrechnung und sendet sie an den Kunden.

So erstellen Sie eine Vorauszahlungsrechnung

  1. Wählen Sie im Verkaufsauftrag auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Buchung die Option Vorauszahlung, und wählen Sie dann Vorauszahlungsrechnung buchen.

Hinweis
Martha wählt Vorauszahlungsrechnung buchen und drucken und sendet die Rechnung an den Kunden.

Erstellen einer weiteren Vorauszahlungsrechnung

Am folgenden Tag, ruft der Kunde Martha an, und nimmt Änderungen am Auftrag vor. Der Kunde möchte zwei Exemplare des Artikels 1100. Martha öffnet und aktualisiert die Bestellung, und dann erstellt sie eine zweite Vorauszahlungsrechnung auf dem Auftrag und sendet sie an den Kunden.

So erstellen Sie eine weitere Vorauszahlungsrechnung

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Freigeben die Option erneut öffnen aus.

  2. Geben Sie in der Zeile für den Artikel 1100 im Feld Menge den Wert 2 ein.

    Rollen Sie, um die Vorauszahlungsfelder anzuzeigen. Das Feld Vorauszahlungszeilenbetrag ohne. MwSt. enthält jetzt 630, und das Feld Fakt. Vorauszahlungsbetrag ohne MwSt. enthält 315. Dieses bedeutet, dass ein zusätzlicher Vorauszahlungsbetrag vorhanden ist, der noch nicht fakturiert wurde.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe BuchenVorauszahlung, und wählen Sie dann Vorauszahlungsrechnung buchen, um eine Rechnung für den zusätzlichen Vorauszahlungsbetrag zu buchen.

Ausgleichen der Vorauszahlungen

Der Kunde bezahlt den Vorauszahlungsbetrag und Peter, der in der Debitorenabteilung arbeitet, registriert die Zahlung und gleicht sie mit den Vorauszahlungsrechnungen aus.

So gleichen Sie eine Zahlung mit den Vorauszahlungsrechnungen aus

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Zahlungseingangsprotokolle ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Füllen Sie ein Buchhaltungsprotokoll mit den folgenden Informationen aus.

    Name des Felds Eingabe

    Belegart

    Zahlung

    Kontoart

    Debitor

    Kontonummer

    20000

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Posten hinzufügen aus.

  4. Im Fenster Debitorenpostenausgleich wählen Sie die erste Vorauszahlungsrechnung und dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Ausgleichs-ID setzen aus.

  5. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt für die zweite Vorauszahlung.

  6. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

    Das Betragsfeld enthält jetzt die Summe der beiden Vorauszahlungsrechnungen.

  7. Buchen Sie die Buch.-Blattzeile.

Fakturieren des Restbetrags

Peter wurde darüber informiert, dass die Artikel im Auftrag geliefert wurden und der Auftrag fakturiert werden kann. Peter erstellt die Rechnung für den Auftrag.

So fakturieren Sie den Restbetrag

  1. Öffnen Sie den Verkaufsauftrag.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Zeilen aus. Im Fenster, das geöffnet wird, wählen Sie Liefern und fakturieren, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

Hinweis
Normalerweise wurde die Lieferung bereits von der Versandabteilung gebucht.

Peter kann die Historie anzeigen, um sicherzustellen, dass die Verkaufsrechnung wie beabsichtigt erstellt wurde.

  • Geben Sie im Feld SuchenGeb. Verkaufsrechnungen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

Nächste Schritte

In dieser Demonstration wurde beschrieben, wie Sie Microsoft Dynamics NAV zur Verarbeitung von Vorauszahlungen einrichten. Das Einrichten von standardmäßigen Vorauszahlungsprozentsätzen für Kunden und Artikel wurde erläutert, und Sie haben erfahren, dass zum Berechnen der Vorauszahlungen für einen Auftrag verschiedene Methoden zur Auswahl stehen. Sie haben versucht, dem Auftrag einen Gesamtvorauszahlungsbetrag zuzuweisen, und haben den Vorauszahlungsbetrag vom Programm als Prozentsatz des gesamten Auftrags berechnen lassen.

Zudem wurden das Buchen einer Vorauszahlungsrechnung, Erstellen einer zweiten Vorauszahlungsrechnung bei einer Änderung des Auftrags und das Buchen der endgültigen Rechnung für den Restbetrag erläutert.

Die Vorauszahlungsfunktion in Microsoft Dynamics NAV erleichtert das Einrichten und Anwenden von Vorauszahlungsregeln für Kunden und Artikel und ermöglicht es Ihnen, jede Zahlung für eine Rechnung zu buchen.

Siehe auch