Sie können Ihre Microsoft Dynamics NAV-Lösung mit Office 365 und SharePoint Online integrieren, um Belege online zu speichern.

Wenn Sie Microsoft Dynamics NAV-Daten in Microsoft Excel, Microsoft Word oder andere Microsoft Office-Produkte exportieren, können Sie Microsoft Dynamics NAV konfigurieren, um die Daten in SharePoint Online zu speichern und auf die Daten mit Office 365 zuzugreifen.

Verwaltung von Microsoft Dynamics NAV und von Office 365

In Microsoft Dynamics NAV können Sie Informationen über Ihr Office 365-Konto so einrichten, dass Microsoft Dynamics NAV an den Office 365 und die SharePoint-Onlinedienste anschließt.

Microsoft Dynamics NAV speichert temporäre Versionen gelöschter Dateien in der konfigurierten Dokumentbibliothek, wenn ein Benutzer Daten in Excel exportiert oder einen Beleg in Microsoft Word geöffnet wird. Es ist empfehlenswert, dass Sie die temporären Dateien aus der Dokumentbibliothek löschen. Beispielsweise können Sie ein Projekt in der Microsoft Dynamics NAV-Aufgabenwarteschlange einrichten, das den entsprechenden Ordner leert oder Sie können andere Tools verwenden, um temporäre Dokumentbibliothek-Dateien zu entfernen.

Wenn Sie denselben Ordner zum Speichern temporärer Dateien für alle Benutzer verwenden möchten, müssen Sie ein freigegebenes Benutzerkonto angeben. Andernfalls werden temporäre Dateien für jeden Benutzer in ihrem persönlichen Dokumenten-Repository auf der SharePoint-Website gespeichert.

Sie müssen einen Ordner für jeden Benutzer einrichten, der vorübergehende Belege, wenn sie Daten nach Excel exportieren, speichert beispielsweise. Wenn dann ein Benutzers einen Export zu Excel durchführt oder einen Beleg in Microsoft Word öffnet, muss er den Benutzernamen und das Kennwort für sein Office 365-Konto angeben. Das Dokument wird dann geöffnet.

Warnung
Abhängig davon, wie Sie Ihre Ordner in der Dokumentbibliothek konfigurieren, kann jeder beliebigen Benutzer, der Zugriff auf Ihrer Dokumentbibliothek hat, auf die temporären Dateien zugreifen, die von anderen Benutzern erstellt werden, auch wenn sie nicht die Berechtigung haben, die Daten in Microsoft Dynamics NAV zu lesen.

Sicherheitsaspekte

Wenn Sie Office 365 mit Microsoft Dynamics NAV verwenden, stehen Ihnen zwei Sätze Berechtigungen zu berücksichtigen:

  • Zugang zu Microsoft Dynamics NAV-Daten.
  • Zugriff zu SharePoint Online.

Der Microsoft Dynamics NAV-Sicherheitssystemkontrollenzugriff auf Daten durch Zugriffsrechtsätze. Beispielsweise kann ein Benutzer die Berechtigung haben, ein Budget nach Excel zu exportieren, aber wenn sie keinen Zugriff auf den entsprechenden Ordner auf SharePoint Online haben, können sie die exportierten Daten in Excel nicht lesen.

In den Demodatenbank "CRONUS AG"-Demodaten umfasst der BASIC-Zugriffsrechtsatz Lesezugriff für die Tabelle Dokumentenservice. Beispielsweise bedeutet dies, dass die Konfiguration gelesen werden kann, wenn ein Benutzer Daten in Excel exportiert. Wenn Microsoft Dynamics NAV so eingerichtet wurde, dass Office 365 verwendet und der Benutzer sich bei Office 365 anmelden kann, öffnet sich der entsprechende Beleg.

Der Benutzer, der die Office 365-Konfiguration einrichtet, muss die Berechtigung haben, Datensätze in der Tabelle Dokumentenservice zu lesen, einzufügen und zu ändern. Wenn Ihr aktueller Zugriffsrechtsatz dieses nicht ermöglicht, müssen Sie Ihren Zugriffsrechtsatz entsprechend ändern. Weitere Informationen finden Sie unter How see comment Define Permissions for Users.

Vorsicht
Wenn Sie eine Ausführungsberechtigung für die Dokumentenservice Tabellendaten zu einem Zugriffsrechtsatz hinzufügen, können Benutzer, die den Zugriffsrechtsatz haben, das Kennwort anzeigen, das verwendet wird, um Verbindung mit Office 365 und SharePoint Online herzustellen.

Arbeiten mit SharePoint Online

Ihr Office 365-Konto gibt Ihnen Zugriff, um Websites und Unterwebsites auf SharePoint Online zu erstellen. Sie können die SharePoint Websites wie gewünscht online konfigurieren und konfigurieren dann Microsoft Dynamics NAV, um die relevanten Dokumentbibliotheken zu verwenden.

Die folgende Liste enthält unsere Empfehlungen für jeden Benutzer eine glatte Benutzeroberfläche der Microsoft Dynamics NAV-Integration mit SharePoint Online zu haben:

  • Fügen Sie die SharePoint-Site den vertrauenswürdigen Websites in den Browsern jedes Benutzers hinzu.
    Wenn beispielsweise Ihr Browser Internet Explorer ist, fügen Sie die Entsprechung von https://Cronus.sharepoint.com den vertrauenswürdigen Websites im Fenster Internetoptionen hinzu. Wenn Sie eine Unterwebsite unter https://Cronus.sharepoint.com, wie https://Cronus.sharepoint.com/Subsidiary verwenden, fügen Sie die Unterwebsite den vertrauenswürdigen Websites hinzu.
  • Verwenden Sie die Mit Office verbinden-Aktion in SharePoint Online, um die Dokumentbibliothek den Office-Anwendungen wie Word und Excel hinzuzufügen.
    Das erleichtert es Benutzern Dokumente in der SharePoint-Dokumentbibliothek zu speichern. Alternativ können Benutzer den Pfad der Dokumentbibliothek in das Dialogfeld Speichern unter eingeben oder einfügen, wenn sie einen Beleg speichern möchten.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer über die entsprechenden Berechtigungen zur SharePoint-Onlinedokumentbibliothek verfügen.
    Wenn Sie Microsoft Dynamics NAV zur Verwendung von persönlichen Belegrepositorys für jeden Benutzer konfigurieren, haben diese keinen Zugriff auf die Belege in anderen Repositorys. Wenn Sie jedoch Microsoft Dynamics NAV zur Verwendung eines freigegebenen Kontos und eines freigegebenen Belegrepositorys konfigurieren, müssen Sie SharePoint Online entsprechend konfigurieren.
    • Alle Benutzer müssen Lesezugriff auf die Dokumentbibliothek haben.
    • Jeder Benutzer muss Schreibzugriff zu dem Ordner haben, der ihre temporären Dateien in der Dokumentbibliothek enthält.
      Dies ist typischerweise ein persönlicher Unterordner, der im Feld Ordner im Fenster Online-Dokumentspeicherkonfiguration angegeben wird.
    • Es wird empfohlen, dass Sie den Zugriff auf die Dateien auf SharePoint Online einschränken, indem Sie Berechtigungen auf den einzelnen Ordnern festlegen, sodass nur die relevanten Benutzer Zugriff haben. Beispielsweise können alle Benutzer eine Liste von Microsoft Dynamics NAV nach Excel senden. Sie müssen allerdings den Lesezugriff für den angegebenen Ordner auf SharePoint Online haben, damit die Excel-Arbeitsmappe Microsoft Dynamics NAV-Daten enthält.
    Weitere Informationen finden Sie unter Einleitung: Benutzerzugriff mit Berechtigungen in der Hilfe für SharePoint Online.

Integrationskomponenten

Wenn Sie Microsoft Dynamics NAV Server einrichten, werden Komponenten, die die Integration mit den Onlinediensten verwalten, automatisch eingerichtet. Damit sind die SharePoint Server-Clientkomponenten und Microsoft Dynamics NAV-Assemblys eingeschlossen.

In der folgenden Tabelle werden die Microsoft Dynamics NAV-Komponenten beschrieben, die mit Microsoft Dynamics NAV Server einrichten.

Assemblyname Beschreibung

Microsoft.Dynamics.Nav.DocumentServices.dll

Verarbeitet die Integration mit Microsoft Dynamics NAV C/AL-Code und Fehlerbehandlung.

Die Microsoft.Dynamics.Nav.DocumentServices.dll-Assembly ruft Informationen über die Konfiguration von Microsoft.Dynamics.Nav.DocumentServices.Types.dll ab und verwendet diese Informationen, um mit Microsoft.Dynamics.Nav.SharePointOnlineDocumentServices.dll zu interagieren.

Microsoft.Dynamics.Nav.DocumentServices.Types.dll

Bearbeitet Konfigurationsinformationen von Microsoft Dynamics NAV.

Microsoft.Dynamics.Nav.SharePointOnlineDocumentServices.dll

Verarbeitet Kommunikation mit SharePoint Online.

Ihr C/AL-Code sollte nur auf die Typen in den Microsoft.Dynamics.Nav.DocumentServices.dll- und Microsoft.Dynamics.Nav.DocumentServices.Types.dll-Assemblys zugreifen.

Wenn Sie Microsoft Dynamics NAV Server einrichten, richten Sie auch SharePoint Server-Clientkomponenten ein. Microsoft Dynamics NAV verwendet die Clientkomponenten, um mit SharePoint Online verbunden zu sein. Weitere Informationen finden Sie unter SharePoint Server-Clientkomponenten SDK

Siehe auch