Einige Verträge, die Sie mit Ihren Geschäftspartnern abschließen, werden von vornherein nicht in Microsoft Dynamics NAV erfasst. Stattdessen wird Ihnen der entsprechende Geschäftsbeleg zugesendet, entweder als Dateianhang zu einer E-Mail-Nachricht oder in anderer elektronischer Form oder als Papierkopie gesendet haben, die Sie in eine Datei gescannt haben. Dieses ist typisch für Einkäufe, wo solche Dateien Rechnungen von Ihren Kreditoren oder Zahlungseingänge für Aufwendungen oder kleine Einkäufe darstellen.

Alle erhaltenen Dateien für diese externen Dokumente müssen im Fenster Eingehende Dokumente erscheinen. Sie können entweder eine Zeile für jeden Beleg manuell erstellen, indem Sie die Schaltfläche Neu auswählen, oder Sie können Ihren Partner eine Funktion entwickeln lassen, die automatisch gescannte Dateien in das Fenster Eingehende Dokumente überträgt.

Sie können folgende Aufgaben in diesem Fenster ausführen:

So richten Sie das Fenster Eingehende Belege ein

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Navigate in der Gruppe Allgemein die Option Einrichten aus.

  3. Füllen Sie im Fenster Einrichtung für eingehende Dokumente die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Beschreibung

    Fibu Buch.-Blattvorlagenname

    Geben Sie den Typ des Fibu Buch.-Blattes, an, in dem neue Buchzeilen erstellt werden, wenn Sie die Schaltfläche Buch.-Blattzeile im Fenster Eingehende Dokumente auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Fibu Buch.-Blattvorlagen.

    Fibu Buch.-Blattname

    Geben Sie den Untertyp des Fibu Buch.-Blattes, an, in dem neue Buchzeilen erstellt werden, wenn Sie die Schaltfläche Buch.-Blattzeile im Fenster Eingehende Dokumente auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Fibu Buch.-Blattnamen.

    Genehmigung zum Erstellen anfordern

    Geben Sie an, ob die Zeile des eingehenden Beleges genehmigt werden muss, bevor eine Beleg- oder Buch.-Blattzeile im Fenster Eingehende Dokumente erstellt werden kann.

So richten Sie Genehmiger von Belegen ein

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Navigate in der Gruppe Allgemein die Option Einrichten aus.

  3. Wählen Sie im Fenster Einrichtung für eingehende Dokumente auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Genehmiger aus.

    Das Fenster Genehmiger für eingehendes Dokument zeigt alle Benutzer, die in Ihrer Microsoft Dynamics NAV-Installation eingerichtet sind.

  4. Wählen Sie mindestens einen Benutzer aus, der einen eingehenden Beleg genehmigen kann, bevor eine zugehörige Beleg- oder Buch.-Blattzeile erstellt werden kann.

    Nachdem Benutzer im Fenster Genehmiger für eingehendes Dokument eingerichtet wurden, können nur diese Benutzer einen eingehenden Beleg genehmigen, wenn das Kontrollkästchen Genehmigung zum Erstellen anfordern aktiviert ist.

So können Sie einen eingehenden Beleg genehmigen oder ablehnen

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie den Beleg aus, den Sie genehmigen oder ablehnen möchten.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Genehmigen oder Ablehnenaus.

    Das Kontrollkästchen Genehmigt in der eingehenden Belegzeile ist aktiviert, wenn der eingehende Beleg genehmigt wurde.

So erstellen Sie einen neuen Beleg oder eine Fibu Buch.-Blattzeile auf der Basis eines eingehenden Belegs

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie eine Zeile aus, in der das Kontrollkästchen Genehmigt aktiviert ist, wenn Genehmigungen erforderlich sind.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Neuer BelegEinkaufsrechnung oder Buch.-Blattzeile aus. Ein leeres Einkaufsrechnung-Fenster oder das Fenster Fibu Buch.-Blatt wird geöffnet.

    Hinweis
    Sie erstellen normalerweise Belege, wie eine Einkaufsrechnung, wenn eine zusätzliche Verarbeitung, wie eine Artikel Zu-/Abschlagszuweisung, erforderlich ist. Wenn der eingehende Beleg ein Wareneingang für eine geleistete Zahlung ist, können Sie eine Fibu Buch.-Blattzeile der zugehörigen Finanzbuchhaltung erstellen und buchen.

  4. Ausfüllen und Verarbeiten der Einkaufsrechnung entsprechend den Informationen in der Datei des eingehenden Beleges. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Erstellen von Einkaufsrechnungen.

  5. Ausfüllen und Buchen der Fibu Buch.-Blattzeile entsprechend den Informationen in der Datei des eingehenden Beleges. Weitere Informationen finden Sie unter Ausfüllen und Buchen von Fibu Buch.-Blättern und Buch.-Blättern für Zahlungsausgänge.

Wenn Sie den neuen Beleg oder die Buch.-Blattzeile buchen, wird die Verbindung zum eingehenden Beleg in die resultierenden Posten transferiert.

So zeigen Sie einen eingehenden Beleg von den entsprechenden gebuchten Posten an

  1. Geben Sie im Feld Suchen z.B. Kreditorenposten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie eine Zeile für die Buchung einer Kreditorentransaktion basierend auf einem eingehenden Beleg aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Allgemein die Option Navigieren aus.

  4. Wählen Sie im Fenster Navigate die Zeile Eingehender Beleg aus, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Vorgang, Anzeigen aus. Das Fenster Eingehende Dokumente wird geöffnet und zeigt die eingehende Beleganforderung.

  5. Wählen Sie den Link im URL1-Feld aus. Die Datei wird geöffnet.

Tipp

Siehe auch