Durch Beleggenehmigungen können Kunden Einschränkungen definieren, z. B. Grenzbeträge für Einkäufe, Anfragen und Kreditlimits oder Anforderungen für Genehmigungen durch Verkäufer/Einkäufer. Nachdem die Genehmigung innerhalb von Microsoft Dynamics NAV gesendet wurde, kann SMTP-E-Mail verwendet werden, um Genehmiger zu informieren, dass ein Beleg auf Genehmigung wartet. Nach Erhalt des Dokuments können Genehmiger die Genehmigung genehmigen, ablehnen oder weiterleiten. Durch Delegierung wird die Genehmigung an einen anderen zuvor festgelegten stellvertretenden Genehmiger gesendet. Wenn der ursprüngliche Genehmiger nicht im Büro ist, kann die Delegierung an den Stellvertreter auch von Administratoren vorgenommen werden.

Durch die Beleggenehmigungsfunktion wird Folgendes gewährleistet:

Informationen zu dieser exemplarischen Vorgehensweise

In dieser exemplarischen Vorgehensweise wird das grundlegende Genehmigungsverfahren erläutert, das relativ einfach angepasst werden kann. In dieser exemplarischen Vorgehensweise werden folgende Aufgaben erläutert:

  • Senden eines Belegs zur Genehmigung und Empfangen einer Genehmigung
  • Ablehnen einer Genehmigung und Hinzufügen eines erläuternden Kommentars

Rollen

Die Aufgaben in dieser Demonstration werden von den folgenden Benutzerrollen ausgeführt:

  • Verkaufsauftragsbearbeiter
  • Leitender Verkäufer
  • Einkäufer
  • Einkaufsleiter

Sie arbeiten nur mit zwei dieser vier Benutzerrollen, um die Einrichtung für diese exemplarische Vorgehensweise zu vereinfachen. Diese Rollen werden in den Verfahren als Benutzer 1 und Benutzer 2 bezeichnet.

Voraussetzungen

Für diese exemplarische Vorgehensweise gelten folgende Voraussetzungen:

  • Das Unternehmen Demodatenbank "CRONUS AG".
  • So richten Sie zwei Benutzer mit Berechtigungen für die CRONUS AG-Datenbank ein. Weitere Informationen finden Sie unter How to: Create Microsoft Dynamics NAV Users.
  • Ausführen der Schritte in der exemplarischen Vorgehensweise "Einrichten von Beleggenehmigungen". Weitere Informationen finden Sie unter Exemplarische Vorgehensweise: Einrichten von Beleggenehmigungen. In dieser Vorgehensweise wird beschrieben, wie Sie die Genehmigungen für die zwei Benutzer festlegen. Weisen von ihnen die folgenden Informationen zu.

    Genehmigungseinstellungen Benutzer 1 - Verkäufer/Einkaufsleiter Benutzer 2 - Auftragsverarbeiter/Einkäufer

    Benutzer-ID

    Geben Sie die Benutzer-ID ein, die Sie diesem Benutzer zugewiesen haben.

    Geben Sie die Benutzer-ID ein, die Sie diesem Benutzer zugewiesen haben.

    Verk.-/Einkäufercode

    Benutzer 2

    Genehmiger-ID

    Benutzer 2

    Grenzbetrag für Verkauf

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unbeschränkt.

    5000

    Grenzbetrag für Einkauf

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unbeschränkt.

    5000

    Grenzbetrag für Anfrageanforderung

    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unbeschränkt.

    5000

    E-Mail

    E-Mail-Adresse von Benutzer 1

    E-Mail-Adresse von Benutzer 2

  • In den Zeilen E-Anfrage und V-AUFTRAG wählen Sie das Kontrollkästchen Aktiviert aus.
  • Erstellen Sie wie im Abschnitt "Einrichten der Beispieldaten" dieser exemplarischen Vorgehensweise beschrieben einige Beispieldaten.
  • Speichern Sie ein Microsoft Office Word-Beispieldokument auf dem Desktop oder an einem anderen verfügbaren Speicherort. Dieses Dokument wird verwendet, um die Verknüpfung von Datensätzen zu veranschaulichen, und muss keine bestimmten Informationen enthalten.

Hintergrund

Der Verkaufsauftragsbearbeiter verwendet Beleggenehmigungen routinemäßig zur Bestätigung von Informationen durch die zuständigen Verkäufer und für Aufträge, die seine Grenzbeträge überschreiten. Im ersten Szenario erstellt der Verkaufsauftragsbearbeiter einen Verkaufsauftrag, für den die Genehmigung des Verkäufers/Einkäufers erforderlich ist und der Grenzbetrag genehmigt werden muss. Er sendet den Auftrag zur Genehmigung an einen leitenden Verkäufer bei CRONUS, der die Anfrage überprüft und genehmigt.

Im zweiten Genehmigungsszenario hat die Einkäuferin einen Einkauf mit dem Kreditor "Edle Hölzer GmbH" ausgehandelt. Bei den Verhandlungen erzielte sie einen Preisnachlass von 5 %. Sie erstellt eine Einkaufsanfrage und verwendet die Funktion "Datensatzlinks", um einen Beleg mit dem Angebot des Kreditors anzufügen. Das Dokument wird dann zur Genehmigung an den Einkaufsleiter gesendet. Ihr Manager prüft das Angebot, entscheidet, dass CRONUS einen höheren Preisnachlass erhalten sollte, und lehnt die Genehmigung ab. Ihr Manager versieht die abgelehnte Genehmigung mit einer entsprechenden Bemerkung, die wiederum vom Einkäufer gelesen wird. Auf der Grundlage der Informationen von ihrem Manager kann der Einkäufer einen neuen Preis mit der Edle Hölzer GmbH dann aushandeln.

Einrichten der Beispieldaten

Fügen Sie Benutzer 1 als Verkäufer hinzu, legen Sie Benutzer 1 als Kontakt für die Möbel-Meller KG fest, und speichern Sie dann ein Word-Beispieldokument auf dem Desktop.

So richten Sie die Beispieldaten ein

  1. Geben Sie im Feld SuchenVerkäufer ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Option Neu aus, um eine neue Karte mit folgender Information zu erstellen:

    • Code: (Benutzer-ID für Benutzer 1)
    • Name: (Name von Benutzer 1)
    • Provision %: 5

  3. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um das Fenster zu schließen.

  4. Geben Sie im Feld SuchenDebitoren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  5. Wählen Sie Debitor 10000, Möbel-Meller KG aus. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

  6. Wählen Sie im Feld Verkäufercode Benutzer 1 und dann die Schaltfläche OK aus.

  7. Erstellen Sie ein Word-Dokument, und speichern Sie es auf dem Desktop. Das Dokument muss keine bestimmten Informationen enthalten.

    Jetzt können Sie die eigentlichen Schritte der Beleggenehmigung ausführen.

Durchführen einer einfachen Genehmigung

Der Verkaufsauftragsbearbeiter nimmt einen Auftrag über zehn Athens-Schreibtische von der Möbel-Meller KG an. Er erstellt einen Verkaufsauftrag, für den die Genehmigung des Verkäufers/Einkäufers erforderlich ist und der Grenzbetrag genehmigt werden muss. Er sendet den Beleg zur Genehmigung. Der Verkäufer überprüft und genehmigt den Verkaufsauftrag.

So erstellen Sie einen Verkaufsauftrag und senden Sie eine Genehmigungsanforderung

  1. Melden Sie sich bei Microsoft Dynamics NAV als Benutzer 2 an.

  2. Geben Sie im Feld SuchenVerkaufsaufträge ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Option Neu aus, um eine neue Bestellung zu erstellen. Drücken Sie im Feld Nein auf Enter, um einen neuen Datensatz zu erstellen.

  4. Wählen Sie im Feld Verk. an Deb.-Nr. Kunde 10000 aus.

  5. Erstellen Sie im Inforegister Zeilen eine neue Zeile mit den folgenden Informationen:

    • Art: Artikel
    • Artikel: 1896-S
    • Menge: 10

  6. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Zeilen aus.

  7. Sie werden in einem Dialogfeld darauf hingewiesen, dass der Beleg vor der Buchung genehmigt und freigegeben werden muss. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

  8. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Anforderung die Option Genehmigungsanforderung senden aus.

    Die Anforderung wird gesendet. Eine Erfolgsmeldung wird angezeigt.

    Der Status des Verkaufsauftrags wechselt zu Genehmigung ausstehend.

    Hinweis
    In dieser exemplarischen Vorgehensweise wird das Öffnen einer Benachrichtigungs-E-Mail zur Beleggenehmigung nicht beschrieben. Wenn Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail zur Beleggenehmigung erhalten, enthält sie einen Link, der es Ihnen ermöglicht, die Belege anzuzeigen, die Ihre Genehmigung erwarten. Wenn Sie diesen Link auswählen, öffnet er das Fenster Genehmigungsposten. Hier öffnen Sie das Fenster Genehmigungsposten manuell in Microsoft Dynamics NAV.

So genehmigen Sie eine Anforderung und zeigen Sie eine Genehmigung an

  1. Melden Sie sich als Benutzer 1 an.

  2. Geben Sie im Feld SuchenGenehmigungsposten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

    Das Fenster Genehmigungsposten wird geöffnet. Es gibt einen EIntrag für den Verkaufsauftrag, den der Verkaufsauftragsbearbeiter erzeugt hat.

    Der Auftragsstatus wird auf Offen und die Genehmiger-ID auf die des Benutzers gesetzt.

  3. Wählen Sie den Posten aus. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Allgemein die Option Genehmigen aus.

  4. Melden Sie sich erneut als Verkaufsauftragsbearbeiter, Benutzer 2, an.

  5. Geben Sie im Feld SuchenGenehmigungsanforderungsposten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

    Es gibt zwei Posten, die für den Verkaufsauftrag aufgeführt sind. Das Feld Status wird auf Genehmigt gesetzt.

Erstellen einer Einkaufsanfrage und Anfordern einer Genehmigung

Der Einkäufer hat mit dem Lieferanten Edle Hölzer GmbH einen Einkauf mit einem Rabatt von 5 % ausgehandelt. Der Einkäufer erstellt eine Einkaufsanfrage und fügt mithilfe der Funktion "Datensatzverknüpfungen" ein Word-Dokument mit dem Angebot des Lieferanten an. Das Dokument wird dann zur Genehmigung an den Einkaufsleiter gesendet.

So erstellen Sie eine Einkaufsanfrage mit einem angefügten Dokument

  1. Die folgende Aufgabe beginnt mit der Einkäuferrolle. Melden Sie sich als Benutzer 2 an, um die Aufgabe abzuschließen.

  2. Geben Sie im Feld SuchenEinkaufsanfragen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu die Option Neu aus.

    Drücken Sie im Feld Nein auf Enter, um einen neuen Datensatz zu erstellen.

  4. Wählen Sie in dem Feld Eink. von Kred.-Nr. den Kreditor 30000 aus.

  5. Erstellen Sie im Inforegister Zeilen eine neue Zeile mit den folgenden Informationen:

    • Art: Artikel
    • Nr.: 1896-S
    • Menge: 15
    • Zeilenrabatt %: 5

  6. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Dateianhang anzeigen die Option Links aus.

  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen, und klicken Sie dann auf Neu. Navigieren Sie zu dem Word-Dokument, das Sie auf dem Desktop während der Einrichtung gespeichert haben, und wählen Sie dann die Schaltfläche Speichern, um sie anzuhängen. Schließen Sie das Fenster Links.

  8. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Anforderung die Option Genehmigungsanforderung senden aus. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um die Meldung zum Senden der Genehmigung zu bestätigen.

Ablehnen von Genehmigungen

Der Einkaufsleiter empfängt eine Genehmigungsanforderung vom Einkäufer, überprüft das an die Einkaufsanfrage angefügte Dokument und lehnt die Anforderung dann ab. Dabei fügt er einen Kommentar hinzu, um seine Entscheidung zu erklären.

So überprüfen Sie die Genehmigungsanforderung

  1. Melden Sie sich als Benutzer 1 an.

  2. Geben Sie im Feld SuchenGenehmigungsposten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  3. Wählen Sie die Genehmigungsanforderung für die Einkaufsanfrage aus.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Vorgang die Option Beleg aus.

    Die Einkaufsanfrage wird geöffnet. Überprüfen Sie das Angebot, und beachten Sie den Rabatt von fünf Prozent

  5. Wählen Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Dateianhang anzeigen die Option Links aus.

    Wählen Sie den Link für das Word-Dokument aus, das Sie angehängt haben. Das Word-Dokument wird geöffnet, und Sie können seinen Inhalt überprüfen. Schließen Sie das Word-Dokument.

  6. Schließen Sie das Fenster Links.

  7. Schließen Sie die Einkaufsanfragekarte.

So lehnen Sie eine Genehmigungsanforderung ab

  1. Wenn die Genehmigungsanforderungseintrag ausgewählt ist, wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktion die Option Ablehnen aus.

    Das Fenster Genehmigungskommentare wird automatisch geöffnet, weil festgelegt wurde, dass es bei einer Genehmigungsablehnung angezeigt werden soll.

  2. Geben Sie folgenden Kommentar ein: 10 % Rabatt versuchen. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus, um das Fenster Genehmigungskommentare zu schließen.

    Die Genehmigungsanforderung wurde abgelehnt.

  3. Melden Sie sich als Benutzer 2 an. Geben Sie im Feld SuchenGenehmigungsanforderungsposten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

    Sie können sehen, dass für die Genehmigungsanforderung Abgelehnt als Status angezeigt wird und das Feld Bemerkung den Wert Ja enthält.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte Navigieren in der Gruppe Anzeigen die Option Bemerkung aus, um das Fenster Genehmigungskommentare zu öffnen.

    Der Kommentar (größeren Rabatt versuchen) wird angezeigt. So weiß Benutzer 2, dass er das Angebot erneut mit der Edle Hölzer GmbH verhandeln soll.

    Nachdem Sie den Rabatt neu ausgehandelt haben, können Sie das Angebot erneut zur Genehmigung senden.

Nächste Schritte

Sie haben die grundlegenden Szenarien für die Verwendung von Beleggenehmigungen abgeschlossen, um den Workflow der Genehmigung von Verkäufen und Einkäufen innerhalb einer Organisation zu verwalten. Sie haben nun eine Genehmigungsanforderung genehmigt und abgelehnt.

Um mehr über die Anpassungen zu erfahren, die Sie implementieren können, um den Beleggenehmigungsworkflow Ihren Anforderungen anzupassen, vgl. Definieren eines Genehmigungsworkflows.

Siehe auch