Das Genehmigungssystem für Verkaufs- und Einkaufsbelege ermöglicht Benutzern das Übermitteln eines Belegs zur Genehmigung - üblicherweise eines Auftrags oder einer Bestellung - gemäß einer vordefinierten Hierarchie von Genehmigungsmanagern mit bestimmten Genehmigungsbetragslimits.
Die Einrichtung von Genehmigungen erfolgt in der Regel in Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungs-Manager, dem Verkäufer/Genehmiger, von dem die Belege zu genehmigen sind, oder einer anderen Person des Unternehmens mit einer ähnlichen Aufgabe. Der Manager (oder ein anderer Entscheidungsträger) definiert die zu genehmigenden Belege sowie die Position der einzelnen Benutzer in der Genehmigungshierarchie.
Zusätzlich zu dem Manager, von dem die Genehmigungshierarchie definiert wird, muss ein Genehmigungsadministrator ernannt werden, der das Genehmigungssystem verwaltet. Für diesen Administrator gilt außerdem Folgendes:
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Er kann höhere Berechtigungen besitzen als alle anderen Benutzer.
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Er kann neue Benutzer hinzufügen.
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Er kann Ersatzbenutzer festlegen.
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Er kann neue zu genehmigende Belege verbinden.
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Er kann ausstehende Genehmigungen für alle Benutzer anzeigen.
Vorlagen
Vorlagen dienen zum Auswählen der Arten von Verkaufs- oder Einkaufsbelegen, die in den Genehmigungsprozess einbezogen werden sollen. Zu diesem Zweck steht ein Standardsatz von Vorlagen (sowohl für Verkaufs- als auch für Einkaufsbelege) zur Verfügung.
Für den Fall, dass ein bestimmter Beleg von zwei Prüfern geprüft werden muss, können zusätzliche Genehmiger eingerichtet werden. So kann beispielsweise in einem kleinen Unternehmen, in dem sämtliche Vorgänge vom Geschäftsführer oder Eigentümer genehmigt werden müssen, der Geschäftsführer oder Eigentümer als zusätzlicher Genehmiger eingerichtet werden.
Benachrichtigung
Durch das Benachrichtigungssystem werden E-Mail-Benachrichtigungen bezüglich der zu genehmigenden Belege an die Benutzer und die entsprechenden Genehmiger gesendet. Darüber hinaus können vom Administrator Fälligkeitsbenachrichtigungen versendet werden, um sicherzustellen, dass von den Genehmigern alle Belege genehmigt werden.
Delegieren der Genehmigung
Für die Zeiten, in denen sich ein primärer Genehmiger nicht im Büro befindet, kann ein Ersatzgenehmiger zugewiesen werden, damit sich ein Prozess nicht verzögert. Da der Administrator für die Verwaltung des Beleggenehmigungssystems zuständig ist, ist es seine Aufgabe, die Ersatzgenehmiger hinzuzufügen und sicherzustellen, dass ausstehende Benachrichtigungen an die Ersatzgenehmiger delegiert werden.
Bis auf wenige Ausnahmen sind die allgemeinen Prinzipien sowie der Workflow für Verkaufs- und Einkaufsbelege gleich.
Die folgende Tabelle enthält eine Abfolge von Aufgaben sowie Links zu den entsprechenden Themen, in denen diese Aufgaben erläutert werden. Die Aufgaben sind in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie in der Regel ausgeführt werden.
| Aufgabe | Informationen |
|---|---|
Festlegen der Einstellungen - beispielsweise des Administrators für das Genehmigungssystem, der Genehmigungsfristen oder der Angabe, ob abgelehnte Beleggenehmigungen in eine Bemerkung eingefügt werden sollen | |
Einrichten der Benutzer für den Genehmigungsprozess | |
Festlegen der maximalen Geldbeträge, die von einem Benutzer genehmigt werden können | |
Auswählen der Belegart, die in den Genehmigungsprozess einbezogen werden soll | |
Definieren der Ereignisse (Genehmigung, Ablehnung, Storno oder Delegierung), durch die an die Genehmiger eine E-Mail mit dem Hinweis gesendet wird, dass für sie ein zu genehmigender Beleg vorhanden ist | |
Einrichten eines SMTP (Simple Mail Transfer-Protokoll)-Servers zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen | Vorgehensweise: Einrichten von SMTP-E-Mail-Benachrichtigungen |
Delegieren einer Genehmigungsaufgabe an einen Ersatzgenehmiger | Vorgehensweise: Einrichten von stellvertretenden Genehmigern |
Ernennen zusätzlicher Genehmiger | |
Bearbeiten Sie die Vorlage, die den Inhalt der Genehmigungsbenachrichtigungen festlegt, die zwischen Benutzern im Genehmigungssystem gesendet werden. | Vorgehensweise: Ändern von E-Mail-Vorlagen für Beleggenehmigungs-Benachrichtigungen |