Es gibt verschiedene Arten, Segmente zu erstellen:

• Sie können Kontakte manuell in die Segmentszeilen eingeben.
  
• Sie können Kontakte auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Gewusst wie: Hinzufügen von Kontakten zu Segmenten, Gewusst wie: Reduzieren von Segmenten oder Gewusst wie: Neudefinieren von Segmenten.
  
• Sie können ein protokolliertes Segment wieder verwenden, um ein neues Segment zu erstellen (Gewusst wie: Erstellen von Segmenten durch das Wiederverwenden protokollierter Segmente).
  
• Sie können gespeicherte Segmentierungskriterien wieder verwenden (Gewusst wie: Erstellen von Segmenten durch das Wiederverwenden von Segmentkriterien).
  

Im Fenster "Segment" können Sie Aktivitäten für mehrere Kontakte gleichzeitig erstellen (Gewusst wie: Erstellen von Aktivitäten für Segmente). Sie können z. B. ein Segment mit einem Microsoft Word Dokument verbinden, sodass Sie einen Brief an alle Kontakte in dem Segment verschicken können.

Sie können Informationen über die Aktivität für das Segment im Segmentkopf festlegen. Sie können z. B. entscheiden, welche Aktivitätenvorlage Sie für alle Kontakte verwenden möchten, Sie können den Dateianhang ändern, eine Beschreibung oder eine Korrespondenzart festlegen usw. Sie können diese Informationen in der Segmentszeile für jeden einzelnen Kontakt verändern, z. B., indem Sie eine andere Beschreibung eingeben oder den Dateianhang für einen Kontakt personalisieren. Wenn Sie ein Segment mit einem Dokument in Microsoft Word verknüpfen, können Sie das Dokument für einen oder mehrere Kontakte des Segments personalisieren, indem Sie dem Dokument z. B. individuelle Kommentare hinzufügen.

Wenn Sie im Fenster "Segment" auf "Protokoll" klicken, werden alle Aktivitäten in der Tabelle Aktivitätenprotokollposten erfasst, und das Segment wird protokolliert. Nachdem Sie das Segment protokolliert haben, können Sie es nur noch im Fenster Protokollierte Segmente anzeigen.

Im Fenster Protokollierte Segmente können Sie auch festlegen, dass die Anwendung die Dateianhänge versendet (per E-Mail, Fax oder Ausdruck), und Sie können ein Anschluss-Segment mit denselben Kontakten erstellen wie das von Ihnen protokollierte Segment. Wenn es sich bei dem Dateianhang um ein Microsoft Word Dokument handelt, können Sie nur "Brief" als Korrespondenzart auswählen. Außerdem können Sie einstellen, dass die Anwendung die Dateianhänge aus dem Fenster "Protokollierte Segmente" verschickt.

Beim Senden eines Dateianhanges per E-Mail wird der Inhalt des Feldes "Beschreibung" in dem Fenster "Segment" als Betreff für die E-Mail verwendet.

Sie können auswählen, in welcher Form Ihre Kontakte diese Dateianhänge erhalten sollen: Als Dateianhang an der E-Mail (Feld "Word Dokumente als Anhang senden" im Fenster "Segment" auswählen) oder als E-Mail-Text (nur für Microsoft Word Dokumente). Wenn Sie den Dateianhang als E-Mail-Text verschicken, gehen allerdings alle Formatierungen verloren. Dokumente mit übernommenen Feldern können nur als Anhang an einer E-Mail verschickt werden.

Wenn Sie ein Microsoft Word Dokument an die Kontakte im Segment per E-Mail versenden möchten und einer der Kontakte keine E-Mail-Adresse hat, können Sie die Kontaktart für diesen Kontakt in der Segmentszeile ändern, damit dieser Anhang per Fax verschickt oder ausgedruckt wird.

Wenn ein Fehler auftritt und die Dateianhänge beim Protokollieren des Segments nicht versendet wurden, können Sie sie im Fenster Protokollierte Segmente erneut versenden.

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